Comité de suivi individuel de thèse : rôle, déroulement et enjeux pour le doctorant

Un mail de l’école doctorale annonce la date du prochain comité de suivi individuel de thèse, et l’inquiétude s’installe aussitôt chez une partie des doctorants. Beaucoup imaginent un jury déguisé, alors qu’il s’agit d’un dispositif d’accompagnement annuel, obligatoire depuis 2016 pour tous les statuts, y compris pour une thèse financée par une convention CIFRE. Concrètement, qui siège dans ce comité, que se passe-t-il pendant l’entretien, et pourquoi son avis pèse-t-il sur la réinscription en thèse ? Entre le cadre fixé par l’école doctorale et les droits et devoirs de l’encadrement doctoral, ce passage se prépare bien plus qu’il ne se subit.

Le comité de suivi individuel de thèse s’impose à tous les statuts de doctorant

Le comité de suivi individuel de thèse, souvent désigné par son sigle CSI, est un dispositif d’accompagnement annuel et non une soutenance déguisée. Institué par l’arrêté du 25 mai 2016 relatif à la formation doctorale, il s’applique à toutes les doctorantes et tous les doctorants inscrits en France, quel que soit leur statut : contrat doctoral de droit public, formation continue avec un contrat de travail dédié, bourse, ou convention CIFRE. La règle ne connaît aucune exception liée au mode de financement.

Le comité ne remplace pas l’expertise scientifique de l’encadrement. Ses membres n’interviennent jamais dans la direction du travail de recherche : ils apprécient les conditions de la formation doctorale, l’avancée des travaux et la préparation de l’après-thèse. Cette distinction change la nature de l’échange. Le doctorant n’y défend pas des résultats devant un jury, il y expose une progression et des difficultés éventuelles, y compris des tensions avec son encadrement, un sujet que l’école doctorale prend au sérieux.

Le CSI annuel ne se limite pas à un contrôle scientifique. Il intègre à la fois l’évaluation de l’avancement de la formation, du travail de recherche et des conditions de travail du doctorant. Cette approche globale explique pourquoi des sujets a priori éloignés de la recherche, comme l’organisation du temps ou les relations avec l’équipe, y trouvent leur place naturellement. Ce cadre a d’ailleurs été renforcé en 2022, à la suite d’une enquête nationale menée par le Réseau national des collèges doctoraux (RNCD) auprès des doctorants et de leurs encadrants.

Le comité se réunit au moins une fois par an, du premier jusqu’au dernier exercice de la thèse. Sa tenue est obligatoire avant chaque réinscription, à commencer par le passage en deuxième année. Sans compte-rendu transmis, l’école doctorale peut refuser d’enregistrer la réinscription administrative du doctorant, quelle que soit la qualité du travail de recherche accompli.

Qui siège au comité et comment ses membres sont choisis

Le cadre national fixe une composition minimale de deux membres, choisis pour leur indépendance vis-à-vis du projet de thèse. Un membre doit être spécialiste de la discipline ou d’un domaine proche des travaux, tandis qu’un second doit rester extérieur au champ de recherche exploré. Dans la mesure du possible, l’école doctorale privilégie aussi un membre extérieur à l’établissement, une pratique fréquente lorsqu’un des deux premiers membres détient une habilitation à diriger des recherches (HDR).

Le conseil de l’école doctorale peut, au-delà de ce socle national, ajouter des critères propres à l’établissement : affiliation à une unité de recherche reconnue, exclusion des coauteurs récents de publications avec la direction de thèse, ou obligation qu’un membre soit titulaire d’une HDR. Ces règles locales complètent le texte réglementaire sans jamais l’assouplir.

Les critères d’indépendance imposés aux membres

Aucun membre du comité ne peut avoir participé à l’encadrement scientifique du doctorant ni cosigné une publication récente avec sa direction de thèse. Cette règle vise à garantir un regard neuf sur le dossier, loin des relations hiérarchiques habituelles du laboratoire. L’école doctorale consulte en principe le doctorant sur la composition envisagée avant la première réunion, et veille à ce que les mêmes personnes siègent d’une année sur l’autre.

Un chercheur en poste dans une institution étrangère peut rejoindre le comité, sous réserve de validation par la direction de l’école doctorale. Sa candidature s’appuie alors sur un CV démontrant une expérience réelle d’encadrement doctoral, condition qui écarte les profils purement honorifiques.

La place du directeur de thèse dans le dispositif

Le directeur de thèse n’est jamais membre du comité, mais sa présence à la réunion reste attendue. Il expose son point de vue sur l’avancement du travail, puis quitte la salle pour laisser le doctorant s’exprimer librement avec les membres du comité. Cette séquence en deux temps protège la parole du doctorant sur des sujets parfois délicats : désaccords scientifiques, charge de travail, ou organisation du laboratoire.

Les co-encadrants suivent une règle plus souple : leur présence est appréciée mais jamais imposée, contrairement à celle de la direction de thèse elle-même.

Comment se déroule l’entretien annuel

La réunion suit un déroulé structuré en quatre temps, dont l’ordre reste globalement stable d’une école doctorale à l’autre même si les modalités précises varient localement. Le doctorant présente d’abord ses travaux, généralement en une vingtaine de minutes, avant que le comité n’échange séparément avec lui puis avec sa direction.

La réunion se tient en présentiel ou en visioconférence selon les habitudes du laboratoire et la disponibilité des membres extérieurs. Sa durée totale dépasse rarement deux heures, présentation comprise, ce qui en fait un rendez-vous plus court qu’une soutenance mais tout aussi structurant pour la suite du parcours.

Chaque étape répond à un objectif précis, et sauter l’une d’elles fragiliserait la vocation même du dispositif : croiser des regards indépendants plutôt qu’accumuler des comptes rendus formels. Le rapport final atterrit ensuite entre trois mains, celles du doctorant, de sa direction de thèse et du directeur de l’école doctorale.

En dehors de cette réunion annuelle, rien n’empêche un doctorant de solliciter un membre du comité en cas de difficulté urgente, sans attendre l’échéance suivante. Lorsque les travaux comportent une dimension confidentielle, la présentation peut aussi se limiter à un cercle restreint plutôt qu’à un auditoire élargi.

Comment préparer son passage devant le comité

Un CSI mal préparé se traduit presque toujours par un entretien flou, où les recommandations tombent à côté des vraies difficultés du doctorant. La préparation démarre plusieurs semaines avant la date fixée, pas la veille.

Contacter les membres du comité suffisamment tôt évite les reports de dernière minute, fréquents lorsque l’un des membres extérieurs jongle avec plusieurs engagements. Envoyer les documents au moins une semaine avant la réunion laisse le temps à chacun de les lire sérieusement, plutôt que de les découvrir en séance.

Les documents à réunir avant la réunion

Un rapport d’avancement de deux à trois pages constitue la pièce centrale du dossier, complété par un portfolio de compétences recensant les formations suivies, les publications et les compétences transférables acquises pendant la thèse. Cet exercice de mise à plat ressemble, dans sa logique, à ce que propose un centre de formation professionnelle lorsqu’il accompagne une personne vers une reconversion : nommer précisément ce qui a été appris pour mieux le valoriser ensuite.

Le portfolio ne se limite pas à une liste de formations suivies. Il retrace aussi des compétences transférables développées pendant la thèse, gestion de projet, communication scientifique ou encadrement de stagiaires, autant d’atouts valorisables bien au-delà du monde académique. La présentation orale se prépare comme un exposé court : vingt à trente minutes suffisent, sans surcharger les diapositives de détails techniques réservés aux spécialistes du sujet.

Ce qui se joue dans les deux entretiens en tête-à-tête

L’entretien sans la direction de thèse est le moment de nommer ce qui ne fonctionne pas : charge de travail excessive, isolement, ou désaccords sur la stratégie de publication. Les membres du comité sont tenus de repérer tout signe de conflit, de discrimination ou de harcèlement, et d’alerter l’école doctorale si nécessaire.

L’entretien avec la seule direction de thèse permet ensuite de recouper les versions. Un doctorant qui arrive sans avoir réfléchi à ce qu’il souhaite réellement dire prend le risque de laisser le comité rédiger des recommandations déconnectées de sa situation.

Le poids de l’avis du comité dans la réinscription

Le rapport du comité ne constitue pas une notation, mais son influence sur la suite du parcours reste réelle. Il complète l’avis de la direction de thèse plutôt qu’il ne s’y substitue, avant que l’école doctorale ne statue sur la réinscription.

Un avis complémentaire à celui de la direction de thèse

L’école doctorale s’appuie sur deux sources distinctes avant de valider une nouvelle inscription : l’avis de la direction de thèse et celui, indépendant, du comité de suivi. Ce doublement évite qu’une seule personne, potentiellement en désaccord avec le doctorant, ne décide seule de la poursuite du travail. En cas de recommandations réservées, l’école doctorale engage généralement un dialogue avec les deux parties avant toute décision, plutôt qu’un couperet automatique.

Un doctorant qui envisage une prolongation au-delà de la durée habituelle a intérêt à préparer cette question en amont de l’entretien, avec des arguments concrets sur le calendrier restant. C’est aussi le bon moment pour anticiper la gestion du stress avant la soutenance de thèse, en particulier le choix des rapporteurs pressentis et le calendrier réaliste de rédaction du manuscrit final.

Des garanties de confidentialité pour des échanges francs

Les membres fonctionnaires ou agents publics siégeant au comité restent soumis aux obligations de discrétion professionnelle et de secret professionnel prévues par le code général de la fonction publique, y compris sur des travaux de recherche non publiés. Un chercheur extérieur à ce statut, invité pour son expertise, signe en général un engagement écrit équivalent avant la réunion.

Cette confidentialité conditionne la sincérité des échanges. Sans elle, un doctorant hésiterait à évoquer une difficulté réelle avec son encadrement, de peur qu’elle ne remonte au-delà du cercle restreint du comité. Cette même vigilance s’étend aux situations où un doctorant cumule des vacations d’enseignement en parallèle de sa thèse, un cumul que le comité peut légitimement questionner lors de l’entretien.

Sources

• Ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Espace — cadre réglementaire et déroulement du comité de suivi individuel (CSI), 2022
• Université Paris-Saclay — enquête nationale du RNCD sur les comités de suivi individuel, 2021